雇主薪資稅：Form 941、Form 940、稅款繳存與信託基金追繳罰款

簡短的答案

聘請員工後，你會承擔四項不同的聯邦義務：從員工薪資中預扣稅款、繳付雇主應負擔的部分、依固定時程以電子方式繳存這些稅款，以及申報 — 通常是每季的 Form 941 與每年的 Form 940。預扣的所得稅、社會安全稅與 Medicare 稅是為政府代為保管的款項；如果沒有繳交，某些個人可能要依信託基金追繳罰款（Trust Fund Recovery Penalty）負個人責任。

涉及哪些稅

2026 年的社會安全稅工資基數是 $184,500：員工當年工資達到這個金額後，就不再課社會安全稅。Medicare 稅沒有工資基數上限。

Form 941 與 Form 940

• Form 941 申報每季的工資、預扣的所得稅，以及雙方的社會安全稅與 Medicare 稅。期限是季度結束後下一個月的最後一天 — 4 月 30 日、7 月 31 日、10 月 31 日與 1 月 31 日。如果你已如期足額繳存該季所有稅款，可以在季度結束後第二個月的 10 日前申報（例如 5 月 10 日）。
• Form 944 是年度申報書，只有收到 IRS 通知要使用它的小型雇主，才會用它代替 Form 941。
• Form 940 申報日曆年度的 FUTA 稅。2025 年 Form 940 的期限是 2026 年 2 月 2 日；如果你已如期繳存所有 FUTA 稅，則為 2026 年 2 月 10 日。

繳存：每月或每半週

你的繳存時程不是由員工人數或發薪頻率決定的。對 Form 941 申報者來說，它取決於回溯期間在 Form 941 第 12 行申報的稅款。2026 年的回溯期間是 2024 年 7 月 1 日至 2025 年 6 月 30 日。

繳存必須以電子資金轉帳方式進行，一般是透過 EFTPS。FUTA 稅另外繳存：當未繳存的 FUTA 稅超過 $500 時，在該季結束後下一個月的最後一天前繳存；如果是 $500 以下，就累計到下一季。

繳存罰款

天數以日曆天計算。若有合理原因，IRS 可能免除繳存罰款，也可能適用首次減免；請見 IRS 罰款減免。

信託基金追繳罰款

• 涵蓋範圍：信託基金稅款 — 預扣的聯邦所得稅，以及員工應負擔的社會安全稅與 Medicare 稅。罰款金額是未繳信託基金稅款的 100%。
• 何時使用：當未繳稅款無法立即向雇主或企業收取時。
• 誰可能要負責：IRS 認定負責收取、核算或繳交這些稅款，並且是故意這樣做的每一個人。負責人可以是公司的高階職員或員工、合夥企業的合夥人或員工、會計師、志工董事或受託人，或任何有權決定企業資金如何支用的人。
• 故意是指自願、有意識且有意圖地這樣做。如果負責人知道收取、核算或繳交信託基金稅款的必要行為沒有進行，或魯莽地忽視政府收取這些稅款的權利所面臨的明顯且已知的風險，就屬於故意。

擁有企業的部分股權，本身並不會讓人要負責；IRS 必須認定負責與故意這兩項標準都成立。

FUTA 範例：加州，2025 年

一位加州雇主在 2025 年付給一位員工 $40,000，並如期繳納加州失業稅。加州是 2025 年的抵免減少州，比率為 1.2%（美屬維京群島是 2025 年另一個抵免減少地區，比率為 4.5%）。

抵免減少視為第四季的稅款。因為這位雇主的 FUTA 稅合計是 $500 以下，可以在 2026 年 2 月 2 日前繳存，或隨 Form 940 繳納；第四季 FUTA 稅超過 $500 的雇主，必須把抵免減少的金額納入第四季的繳存。這個範例只適用於 2025 年的工資。抵免減少州與比率每年分別決定；本文審閱時，2026 年最終的名單尚未公布。